Преимущества использования виртуальных комнат данных для комплексной проверки


Физические хранилища данных почти устарели, когда дело доходит до комплексной проверки, особенно в сделках по слияниям и поглощениям. Современные специалисты по сделкам предпочитают цифровые маршруты, такие как виртуальные комнаты данных, для комплексной проверки и других процессов, связанных со слияниями и поглощениями.

Почему дилеры предпочитают виртуальные комнаты данных, когда есть другие онлайн-варианты? Что такое комната данных для комплексной проверки? Что отличает VDR? Каковы преимущества использования комплексной проверки виртуальной комнаты данных? Вот ответы на эти вопросы.

Что такое комната данных комплексной проверки?

Комплексная проверка виртуальной комнаты данныхиногда называемый слияниями и поглощениями в виртуальных комнатах данных, онлайн-решение для хранения и управления документами которые компании или лица, участвующие в сделках, используют для совместного использования, обмена, управления и распространения документов во время комплексной проверки слияний и поглощений.


Комнаты комплексной проверки данных решают самую важную проблему для бизнеса и участников сделок — безопасность данных. VDR обладают самыми совершенными функциями безопасности, которые позволяют компаниям обмениваться информацией, не беспокоясь о краже или утечке данных.

Более того, виртуальные комнаты данных, по сравнению с традиционными физическими комнатами данных, позволяют вам оставаться организованными и, как правило, просты в использовании. Это значит не только участники сделок, но инвесторы и заинтересованные стороны могут легко управлять VDR и будьте в курсе всех событий в сделке M&A.

Читайте также: Лучшие практики управления данными и советы для малого бизнеса


Вот основные преимущества использования комплексной проверки виртуальной комнаты данных.

1. Простая организация данных

Традиционная комната данных может оказаться разрушительной в современной корпоративной структуре, особенно во время подготовки к комплексной проверке. Сначала участникам сделки необходимо подготовить копии обязательных документов, необходимых для сделки. Затем им приходится классифицировать их и соответствующим образом разместить файлы. Процесс не только дорогостоящий, но и требует много времени.

Напротив, использование виртуальных комнат данных для вашего бизнеса может сэкономить ваше время — это неотъемлемая часть любой сделки M&A. Программное обеспечение для комнат данных сводит к минимуму время, необходимое для загрузки и организации данных. Например, функция массовой загрузки в VDR помогает добавлять сотни файлов комплексной проверки за один раз.

Более того, участники сделок могут создавать столько папок и подпапок в соответствии со своими потребностями. Они также могут подготовить отдельные папки для наиболее важных документов, а затем классифицировать оставшиеся данные.


Еще одна хорошая особенность комнат данных заключается в том, что они помогают торговцам лучше организовывать данные. Тем не менее, все высококачественные VDR поставляются с контрольными списками для различных типов комплексной проверки, такие как налогообложение, HR, ИТ или финансовая комплексная проверка.

Совет для профессионалов: Финансовая комплексная проверка является одним из наиболее важных процессов DD. Вы можете узнать больше об элементах этого типа комплексной проверки по адресу: https://data-room.ca/financial-due-diligence-checklist/.

2. Сертифицированная защита данных

Любая сделка M&A может потерпеть неудачу, если не будут приняты строгие меры по защите данных комплексной проверки. Продавцы не решаются делиться конфиденциальными файлами, в то время как покупатели будут стремиться получить как можно больше информации, что в конечном итоге создает сложную ситуацию.

Виртуальные комнаты данных защищают интересы обеих сторон, обеспечивая безопасную передачу данных из одного места в другое. Например, продавцы могут использовать расширенные функции безопасности VDR, такие как режим просмотра ограждения. (он размывает или скрывает любой раздел документа по вашему усмотрению) или самоуничтожающиеся документы, когда обмен конфиденциальными файлами.


Сходным образом, целевая компания может запретить покупателям удалять, копировать, распечатывать или сканировать любой файл. Фактически, функция просмотра ограждения предотвращает создание снимков экрана. Кроме того, компания-продавец может назначать роли внешним пользователям, чтобы они могли получать доступ только к тем данным, которые им необходимы.

Совет профессионала: Отрасли регулируются различными авторитетными органами. Поэтому убедитесь, что выбранный вами поставщик услуг соответствует требованиям вашей отрасли. Общие сертификаты VDR включают FINRA, HIPAA, FISMA, GDPR и т. д.

3. Оптимизированное общение

Коммуникация является ключом к успешным слияниям и поглощениям. Если существуют коммуникационные барьеры, это может замедлить процесс и вызвать разочарование покупателей, что в конечном итоге приведет к нежелательным результатам.

Однако продавцы могут устранить эти препятствия, используя технологию виртуальной комнаты данных. Комнаты данных позволяют двусторонняя связь в режиме реального времени. Например, если возникнет необходимость организовать немедленную встречу, все участники смогут связаться друг с другом в комнате данных, в которой есть встроенные инструменты для аудио- и видеоконференций.


Инструменты вопросов и ответов — еще одна важная функция общения. в виртуальных комнатах данных для облегчения двусторонней связи. Обе стороны могут задавать вопросы и давать ответы в режиме реального времени. Другие известные инструменты общения включают чат-мессенджеры и электронную почту.

4. Прозрачность

Журналы аудита — еще один инструмент, который делает виртуальные комнаты данных более эффективной платформой для управления сделками. Эти подробные отчеты о деятельности охватывают все, что происходит в комнате данных. Управление виртуальной комнатой данных может отслеживать каждого пользователя и действия, которые он выполняет. Таким образом, это повышает прозрачность процесса комплексной проверки и помогает завоевать доверие инвесторов.

5. Повышение эффективности

Комнаты данных — отличный инструмент для повышения эффективности сделок. Например, программное обеспечение онлайн-комнаты данных:


  • Устраняет дублирующиеся запросы или задачи
  • Обеспечивает немедленный удаленный доступ к документам комплексной проверки.
  • Устраняет необходимость дублирования документов.
  • Позволяет продавцам иметь дело с несколькими покупателями одновременно.
  • Минимизирует стоимость транзакции за счет сокращения расходов, связанных с бумагой, печатью, распространением данных и физическими встречами.

Заключительные слова

Комплексная проверка виртуальной комнаты данных защищает как покупателей, так и продавцов. VDR защищают продавцов от кражи данных; с другой стороны, покупатели могут получить доступ к файлам комплексной проверки из любого места и в любое время.

VDR решает такие проблемы, как защита данных, соблюдение требований и более безопасная связь. Рассмотрите возможность использования комнат данных для следующей процедуры комплексной проверки, если вы еще этого не сделали.